丁寧なのは「電話」「メール」「snsメッセージ」?

   

取引先などと連絡を取り合う際の作法が変わりつつあるのかどうか・・・。

今の40代以上は、丁寧な方法として、上位から順に

1 電話して相手の都合で時間決めて、その上で出向くのが一番誠意がある
2 会社に電話して、不在な時で、急ぎなら会社の人に状況伺った上で携帯に電話する
3 電話で話す(原則は会社の固定電話へ。掛ける時間帯なども配慮する)
4 メールかfaxを送る
5 snsメッセージ
あたりの順位が標準的で、

※ 時間があるならお手紙が最上位?さすがにそこまではなかなかできない。
※ 急ぎなら相手の携帯電話にかけることもok。現場職などは互いに携帯かけまくり。
※ アポなし訪問も推奨はしないが、出向いた誠意を感じるので許すし自分もやっている。
※ 簡易な要件、急がない要件、むしろ記録したい要件はメールでok
※ ただしアポから何から全部メールで済まそうというのは失礼にあたる

といった感じが常識だと思っている人が多いような気がします。私も若い頃、電話アポして出向くのが正しいと、そんな指導をされた覚えがあります。ただその頃はスマホもfacebookもlineも無かったということはあります。

一方、特に若い世代、あるいはネット慣れしている世代の中には、上位から順に

1 snsメッセージ(スマホでチェックできるし)
2 メール(スマホでチェックできるし)
3 電話アポ&訪問(急に電話はむしろ失礼)

の順の方がむしろ良い、正しいと考えている人が、かなりの勢いで増えていて、
年配者から見ると、メールで済ますとか非常識なヤツらだという話がある一方、
後者の側も、ただ叱られて反省するということではなくて
独自の考えがあって、それを主張するから
ネット上で議題になっているようで・・・

後者の考えは

1 相手がこの瞬間、重大な商談中、執筆活動中、高速道路を運転中、休日中、寝ているなど、どんな状況か一切わからないのに、いきなり、こちら都合で電話をかけて、いきなりこちらのいろんなことを話し出すのは最悪に迷惑なことだ!

2 メールなら相手の都合で閲覧できるから、電話よりはずっと良い。

3 しかし、好き勝手に自分都合のメールを送ってくる輩がいるが、有名人や多忙な人になってくるとメールを見て返信するために奪われる時間も増える。返信なんかしてられないから、返信がマナーだというならもう世間にメルアドは公表しないほうがいいな。

3 最終的に、私と連絡を取りたい人はsnsメッセージにしてほしいし私もそうする。

あたりにまで発展しているようですね。

私は44歳。どのくらいの価値観なのかなというと

私に連絡して貰うときに、一番ありがたいなと思うのは、

緊急案件なら電話でもいいしどんな方法でもいいから早く!

初接触なら、やりとりの手段も決まってないからどんな方法でもいい、
というのは前提で、

1 facebookでまず、●●の件、話したい、と書いてもらえるとありがたい

2 その後メッセージか電話でお互いによきタイミングで話す

3 それができない場合は、電話かメールでやりとりする

4 いきなり訪問、いきなり電話でも、私がその時暇なら別にいいけど、そうでなければ迷惑というよりもこちらが応対できないから申し訳ない。

の順かなと思います。メールが多すぎて困るほど私は人気者じゃないので、メールは大歓迎ですし、ほぼ毎日チェックしていますし。snsで繋がっている方からのメッセージなら、深夜や正月じゃなければokですし。
ただし、私が発信する場合には、これも相手がいることなので、相手がどの価値観を持っているか推測しないと、相手に嫌われる可能性はあるので、すごく気を付けたほうがいいんだろうなとは思っています。

また、どんなやりとりも全部電話でやりたい、連絡手段は電話だけ、みたいな人とおつきあいすることもたまにあります。そんなお相手から、突然困った時間に、あるいは別件で集中しているときなどに電話が来て、正直邪魔された気分になることはあります。でも私も突然電話しちゃうことは実際あるのでお互い様かなとは思っているけども、電話をむやみに掛けるのは正しいとは思っていません。

ただ、電話しか連絡手段が無い人とは、お互いに思い立ったときに掛けても、相手は出られないことがあり、再び掛け直すまでお互いに気になったまま「電話があった」という事実だけが残った宙ぶらりんな時間帯が続くし、掛け直すタイミングなどが気になったり、全く用件は伝えられていないので、なんかすっきりしない、感じがします。

逆に、何でもメールやfacebookメッセージで済むかというと、やはり文字だけだと、ニュアンスが理解できない、漏れや誤解が生まれることはおおいにあるので、結局

1 接触やアポはまずsnsメッセージでできるにこしたことはない。
2 打ち合わせやなどは電話や面談、契約や大事な会議は面談
3 些細な調整や、むしろ文字で残しておきたいことなどはメールも良い。
4 遠隔地など集まるのが容易でないときはネット会議ok

といった価値観を自分では持っています。むしろお互いにいろいろ気にして必要な連絡をとらずにそれぞれ進めちゃうというのが一番悪いと思うので、連絡方法のマナーにビクビクして、連絡が減るということがあってはならないので連絡方法はフレキシブルにやりたいという気持ちです。ただほんと、相手がいることなので、相手の価値観に合わせないと。

余談ですが、現代型のマナーだなと最近、ちょっと好感を持ったのは

ある会社主催のセミナーに参加した後、とても忙しい会社なのに
広報担当の方から、参加のお礼と、会社の抱負などを添えたメールがすぐに届いたことがありました。でっかいイベントやったあとってある意味放心状態にもなるし、後処理もいろいろだろうに・・・。もちろん顧客フォローなど営業目的もあると思いますが、そういう場合に、お礼のメールを受け取って、嫌な思いをする人はいないと思います。でも電話だったら、いかにもな営業電話だと思って嫌がる人は多いと思う。そういう場合のメール活用はすばらしいなと思いました。

こういう文章は最後に、説教臭い、常識人的な話でまとめるのが定番ですが、それすると自分が年配枠に入ってしまいそうで怖いので、やめておきます。

あ、でも一度電話ででもやりとりした人とは、話の最後あたりに、やりとりの方法も少し話せるといいかと。相手の気分や価値観、事情に合わせるのが実は一番楽です。

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